torstai, 10. marraskuu 2016

Virtuaalitiimit


Väitöskirjassaan Tri Harri Virolainen määrittelee virtuaalitiimiksi sellaisen, jonka työntekijät voivat fyysisesti sijaita missä päin vaan, eikä heidän tarvitse olla samassa paikassa muiden tiiminjäsenten kanssa. Tiimeillä on kuitenkin yhteinen päämäärä. Virtuaalitiimit eivät yleensä tapaa toisiaan, mutta hyvän yhteishengen varmistamiseksi on hyvä, että tiimien jäsenet tapaavat toisiaan joskus. Virtuaalitiimejä perustetaan monesti jonkin projektin yhteydessä ja ne ovat luonteeltaan väliaikaisia. Työntekijät työskentelevät niissä vain tietyn ajan. Projektin päätyttyä voivat tiimit hajota ja työntekijät siirtyvät toisiin tiimeihin uusien työkuvioiden myötä. Tiimejä on kuitenkin myös sellaisia, joiden työntekijät ovat vuodesta toiseen samoja ja he tekevät samaa työtä.

Hyödyt

Virtuaalisen tiimin työskentely on usein joustavampaa kuin hierarkisen yrityksen, jonka toiminta voi usein olla kankeaa. Virtuaalitiimeissä pääsevät myös eri ihmiset tuomaan esiin vahvuuksiaan. Jos jotain pelottaa esiintyminen, eikä hän osaa esittää ideoitaan monien ihmisten edessä, voi tietynlainen kasvottomuus rohkaista esittämään ideansa. Virtuaalisessa viestinnässä hierarkiat katoavat eikä sukupuolirooleilla ole niin suurta merkitystä. Maailman myös globalisoituessa, haluavat yritykset palkata osaavaa työvoimaa, ilman että heitä tarvitsee erikseen liikuttaa paikasta toiseen. 

Tehokkaan toiminnan esteet

Virtuaalisen tiimin toiminta ei suinkaan aina ole tehokasta. Jos tiimin jäsenille on epäselvää, mikä heidän tavoitteensa ja päämääränsä on, eivät työntekijät pysty antamaan täyttä panostaan, vaan heidän voimat hajaantuvat epäolennaisten asioiden tekemiseen. Eri maissa sijaitsevat tiimit aiheuttavat myös sen, että kulttuuriset erot voivat olla suuret. Pelkkä yhteinen kieli ei riitä, jotta viesti saadaan menemään perille vaan on myös ymmärrettävä viestin vastaanottajan kulttuuritaustaa ja mitä se tuo mukanaan viestintätilanteeseen.

Virtuaalitiimi tarvitsee tunteen ja tiedon siitä, että heidän työpanoksensa on arvokas. Jos tiimi jää erilleen yrityksen muusta toiminnasta, eivät työntekijät koe tekevänsä arvokasta ja tärkeätä työtä ja heidän sitoutumisensa yritykseen ja työn lopputulokseen jää hataraksi. Tämän takia on tärkeätä, että työntekijät tapaavat korkeammalla tasolla olevia johtajia ja heille kerrotaan selvästi, mitä tiimiltä toivotaan.

Esimiehen vaikutus tiimin toimintaan

Johtajien toimet ovat suurin yksittäinen asia, joka vaikuttaa millainen ilmapiiri virtuaalitiimissä on. Johtaja näyttää omalla esimerkillään ja sitoutumisellaan hyvää esimerkkiä alaisilleen. Jos johtaja itse ei ole työssä mukana, heijastuu se myös alaisten asenteisiin työtä kohtaan. Hänen on saatava alaisensa innostumaan työstään. Esimiehen kannustavan johtamistavan on todettu olevan tuottavin tapa. Virtuaalisuus tekee johtajan työstä haasteellisempaa, sillä hän ei näe tiiminsä jäseniä samalla tavalla kuin samassa tilassa työskenteleviä alaisiaan. Tiimin jäsenillä pitää myös olla mahdollisuus vaikuttaa työskentelyynsä ja olla osallisia tulevissa tapahtumissa.

 Virtuaalisten tiimien kohdalla varsinkin on panostettava enemmän vuorovaikutukseen. Suurin osa ihmisten kesken tapahtuvasta vuorovaikutuksesta on sanatonta viestintää. Kun viestitään sähköisessä maailmassa, ilman että pystytään näkemään kumppanin eleitä ja ilmeitä, jää epävarmuus siitä, menikö viesti perille siinä muodossa, missä lähettäjä sen tarkoitti menevän.

Viestintävälineet

Virtuaaliset tiimit käyttävät viestinnässään useimmiten sähköpostia ja puhelinta. Viestinnässä voidaan käyttää myös pikaviestimiä, wikiä ja Skypeä. Itse on työssä käyttänyt paljonkin sähköpostia ja puhelinta hyvinkin paljon. Viestintävälineenä sähköpostin etuna, on se, että sovitusta asiasta jää kirjallinen todiste, josta voi tarvittaessa tarkistaa, mitä on sovittu. Puhelin taas on nopeudessaan paras, mutta sen välityksellä sovituista asioista ei jää mitään konkreettista merkintää.

Tehtävän annossa mainittu Google drive oli itselleni aivan tuntematon ja päätin tutustua siihen lähemmin. Kyseessä on eräänlainen pilvipalvelu, jonne tallentamalla pystyy hakemaan tallennetut työt esiin millä koneella vaan. Helpottaa työntekoa eri koneilla, kun tiedostot eivät sijaitse vain tietyn koneen kovalevyllä. Tiedostoja on myös mahdollista jakaa useammalle, jolloin niitä päästään työstämään samanaikaisesti eri koneilta.

LÄHTEET

Virolainen, H., 2010. ”Kai sitä ihminen on vaan sellainen laumaeläin” – virtuaalisen tiimin ilmapiiri. Väitöskirja. Saatavissa: https://www.doria.fi/bitstream/handle/10024/96676/Ae8_2010.pdf [viitattu 10.11.2016].

maanantai, 24. lokakuu 2016

DIGITALISAATIO JA MUUTOKSET TYÖELÄMÄSSÄ II

 

Muutosjohtaminen

Muuttuvat tilanteet voivat olla sen kohteeksi joutuville joko haaste tai uhka. Riippuen siitä, millainen temperamentti ihmisellä on. Monet voivat kokea muutoksen uhkana siitä syystä, että se tuo mukanaan paljon sellaista, jota ihminen ei etukäteen tunne. Aikaisemmat rankat elämänkokemukset voivat osaltaan tehdä sen, että ihminen haluaa tuttua ja turvallista toimintaa elämäänsä. Toiset taas pystyvät näkemään muutoksen positiivisena ja näkemään uusia mahdollisuuksia sen mukana tulevissa tapahtumissa. Todennäköisesti isosta organisaatiosta löytyy kummankin tyypin edustajia. On niitä, jotka kokevat tärkeäksi aika ajoin tapahtuvat muutokset ja sitten on niitä, jotka tyytyväisenä tekevät työtä niin kuin on aina ennenkin tehty. Nykyajan epävarmoilla työmarkkinoilla korostuu kuinka tärkeänä pidetään tuttua ja turvallista työpaikka, vaikka se ei niin hyvin vastaisikaan sen hetkisiä haaveita.

Jos muutosta tarkastellaan työhyvinvoinnin näkökulmasta, esiintyvät muutokset usein kuormittavina asioina. Työntekijän osaaminen on koetuksella, kun järjestelmät ja tehtävät vaihtuvat. Muutostilanteisiin liittyy myös epävarmuutta omasta osaamisesta, työn jatkuvuudesta ja mikäli työkaverit ja esimies vaihtuvat, on lisänä torjutuksi tulemisen pelko heidän puoleltaan. Uudenlainen työympäristö uusine haasteineen ja uuteen organisaatioon tottuminen tuo haastetta työntekijälle, joka yrittää hallita tämän kaiken. Monessa organisaatiossa johdon vastaus kiihtyvään muutostahtiin on organisaation rakenteen muutos. Tehdään siis itse työ muualla ja organisoidaan se toisaalla. Tämä voi lisätä työntekijöiden keskuudessa edelleen epävarmuutta vaikka organisaatiotasolla pidetään näin kiinni hallinnasta. (Valtiokonttori 2013.)

Muutos tilanteessa yrityksen johdon tehtävänä on luoda suuntaa ja energiaa, kirkastaa raameja, antaa apua, edistää vuorovaikutusta ja toivon ylläpitäminen, erityisesti jos ajat ovat vaikeat. Muutos vaiheessa oleminen vaatii johtajalta hyvää itsetuntoa ja itsetuntemusta. Hänen on tunnistettava, mitkä hänen omat asenteensa ja toimintatavat ovat. Johtajalla pitää myös olla kykyä ja tahtoa oppia uutta. Hänen on myös pystyttävä kyseenalaistamaan oma ajattelunsa toiminnan lisäksi sekä antaa tilaa toisille, olivat he sitten missä asemassa tai roolissa. Kokonaisuuksien näkeminen ja asioiden välisten vaikutussuhteiden ymmärtäminen on tärkeätä johtavassa asemassa olevalle. Erilaisten ihmisten kanssa vuorovaikutuksessa oleminen ja heidän eroavien mielipiteiden hyväksyminen kuuluu myös johtajan rooliin. Johtajan on myös uskallettava ottaa riskejä epäonnistumistenkin uhalla. Kuitenkin hänellä pitää myös olla nopeutta muuttaa suunnitelmia ja myöntää erehdyksensä. (Valtiokonttori 2013.)

Taitavalla muutosjohtajalla on taito lukea ihmisten toiveita ja kykyä kääntää odotukset toiminnaksi. Motivoitunut johtaja saa myös alaisensa innostumaan ja hän myös ymmärtää kuinka tärkeätä on saada työyhteisö yhdessä työskentelemään yhteisten tavoitteiden saavuttamiseksi. Oli muutoksen laatu sitten millainen tahansa tai mitkä sen tavoitteet ovatkaan, lähtee hyvä muutosjohtaja aina liikkeelle ihmisestä itsestään. Hän ottaa huomioon ihmiset, joita tuleva muutos tulee koskemaan. Hän huomioi heidän elämäntilanteensa ja työskentelyolosuhteet. Muutoksessa on tärkeätä keskittyä ihmisten johtamiseen ja ohjaamiseen, eikä vain koordinoida muutosasioita. Hyvän työilmapiirin ylläpitäminen ja kehittäminen on oleellista muutostilanteessa olevassa yrityksessä. Hyvän muutosjohtajan on myös tärkeätä kiinnittää huomiota työyhteisön toimivuuteen ja kuinka työtä voidaan kehittää muutoksessa. Työn pitää myös säilyttää kannustearvo sekä ihmisillä pitää olla mahdollisuus vaikuttaa asioihin. Muutosjohtajuuden voidaankin sanoa olevan molemminpuolista vuorovaikutusta johtajien ja työntekijöiden välillä. (Luomala 2008.)

Omista kokemuksistani voisin sanoa, että hyvä muutosjohtajuus on harvassa. Useammassakin työpaikassa on tullut tilanteita, että työn tekemistä on muutettu, mutta siitä ei ole etukäteen meiltä työntekijöiltä kysytty mitään. Emme välttämättä ole edes halunneet muutosta hyvin toimiviin työmenetelmiin, mutta kun käsky on käynyt ylemmältä taholta, ei ole ollut varaa käydä protestoimaan. Monesti nämä työn uudelleen suunnittelijat eivät välttämättä ole olleet lainkaan tietoisia, miksi ylipäätänsä olemme tehneet työtä niin kuin olemme tehneet. Minusta muutokseen tarvitaan aina selkeä syy, miksi muutetaan jotain. Pelkkä muutos muutoksen vuoksi harvoin tuo mukanaan mitään hyvää. Ehkä tuo muutos muutoksen vuoksi tuo johtotasolle tunteen, että he kehittävät yritystä eteenpäin. Yleensä tuollaisissa tilanteissa käy niin, että ennemmin tai myöhemmin uudistukset jäävät ja työtä tehdään kuin ennenkin. Ilman muuta on olemassa myös hyviä muutoksia ja niitä pitääkin yrityksissä tehdä, mutta ei pelkän huvin vuoksi.

 

LÄHTEET

Luomala, A., 2008. Muutosjohtamisen ABC - Ajatuksia muutoksen johtamisesta ja  ihmisten johtamisesta muutoksessa. Tampereen yliopiston kauppakorkeakoulu. Saatavissa: http://www.uta.fi/jkk/synergos/tyohyvinvointi/oppaat/muutoskirja.pdf [viitattu 24.10.2016]

Valtiokonttori 2013. Muutosjohtaminen. Saatavissa: http://www.valtiokonttori.fi/fi-FI/Virastoille_ja_laitoksille/Henkilostohallintoa_ja_johtamista_tukevat_palvelut/Johtamisen_ja_esimiestyon_tuki/Muutosjohtaminen [viitattu 24.10.2016].

maanantai, 24. lokakuu 2016

DIGITALISAATIO JA MUUTOKSET TYÖELÄMÄSSÄ I

Johtajan tehtävä digitalisaatiossa

Johtajan rooli digitalisaatiossa on hyvin keskeinen. Varsinkin sellaisessa yrityksessä, jossa digitalisaation tuomia muutoksia työntekoon ei vielä ole täysin toteutettu. Oli muutos millainen hyvänsä, se yleensä aiheuttaa työntekijöissä ensin vastustusta ja huolta. Tuntematon koetaan usein pelottavana, eikä se innosta. Varsinkin, jos työntekijät kokevat, että työnteko on sujunut hyvin vanhalla tavalla ja uuden opettelu on ollut hankalaa, ei uusien työntekotapojen saaminen yrityksen toimintaan ole helppoa.

Tässä tilanteessa johtajan osuus on ratkaiseva. Toimitusjohtaja Jukka Saksi toteaa Heikki Halmeen haastattelussa Digitaalinen polku –blogissa, että johtaakseen ihmisiä on johtajan käytettävä viestintää hyväkseen. Kuinka hyvin johtaja osaa viestiä, on sillä vaikutuksensa yrityksen asiakkaisiin, yhteistyökumppaneihin ja työntekijöihin. Johtaja tarvitsee hyvät vuorovaikutustaidot onnistuakseen viestinnässä ja halua käyttää vuorovaikutus taitoja. Ennen johtajan viestintävälineiksi ovat riittäneet henkilökohtainen tapaaminen, faksi, puhelin ja sähköposti. Nykyään johtajilta odotetaan vuorovaikutusta myös sosiaalisessa mediassa. Vaikka vuorovaikutus on periaatteessa samaa kuin ennen, tulisi jokaisen johtajan löytää omat kanavansa johtaa ja kuinka se parhaiten tukisi hänen organisaatiotaan.

Nykyään myös yrityksen johdon odotetaan viestivän itse digitaalisten kanavien kautta, eikä pelkästään sähköpostilla. Tätä odottavat yrityksen yhteistyökumppanit, työntekijät ja asiakkaat. Esteinä digitalisaation hyödyntämiselle viestinnässä on mm. toimialakohtainen konservatiivisuus, säilyttävä kulttuuri, muutoshaluttomuus, analyyttinen johtajaprofiili, esimerkkien puute, pelko vaikeista kysymyksistä sekä tunne hukatusta työajasta. Kuitenkin jo pieni viesti, jossa kerrotaan uusista tuotteista ja palveluista tai tulevista tapahtumista on saatavissa jo yrityksen sisäisistä viesteistä, joten aikaa niiden erilliseen tekemiseen ei mene kauaa. (Halme 2014.)

Kun yrityksessä aloitetaan digitalisointi, on yrityksen johtohenkilöstöllä tärkeä asema asian edistämisessä. Eikä kaikkea tarvitse yrityksessä kerralla muuttaa. Ensin voidaan uudistaa yrityksen omaa viestintää ja asiakaskohtaamisia. Digitaalinen Polku -ohjelman ohjausryhmään kuuluva Kimmo Sulinin mukaan videoneuvotteluita voidaan hyödyntää viestinnässä, kuten käyttämällä video- ja chat –yhteyttä ja hyödyntää palvelukanavia. Asiakkaalla on tässä tapauksessa vapaus valita, kuinka hän asioi yrityksen kanssa. Sulinin mukaan, tällaisissa hetkissä on yrityksen ylimmän johdon suhtautumisella suuri merkitys. Heidän pitäisi olla esimerkillisiä innostajia, jotka kannustavat koko organisaatiota luovuuteen ja kokeiluun. Paras keino on, jos johtajat itsekin osallistuvat uusien menetelmien käyttöön, eivätkä vaan anna neuvoja sen käytöstä. Yrityksen johtaja voi esim. kertoa yrityksen kuulumisista aktiivisesti sosiaalisessa mediassa ja tähän keskusteluun voidaan ottaa myös mukaan asiakkaat. (Kokkonen 2015.)  

Työterveyslaitoksen pääjohtajan Antti Koivulan mukaan digitalisaatiosta johtuva murron  on kova testi johtamiselle. Se vaatii johtamiselta enemmän kuin normisuorituksen. Koivulan mukaan kyseessä on kuitenkin monimutkainen ilmiö, jota yksi ihminen ei voi hallita vaan siihen tarvitaan tiimiä. Muutosta aloitettaessa organisaatiossa on selvitettävä, mikä ei toimi ja mikä toimii. Sen jälkeen mietitään mihin muutoksella pyritään ja kuljetaan matka sinne yhdessä. Tämä vaatii sitä, että johtajalla on luottamusta työntekijöiden keskuudessa. Jos hänet koetaan luotettavaksi ja rehdiksi johtajaksi, on matkanteko helpompaa. Johtaja joutuu myös rauhoittelemaan tiiminsä jäseniä, jotka ovat vauhdilla lähdössä liikkeelle sekä rohkaista niitä, joille muutos on vaikeampi. (Sarkkinen 2015.)

LÄHTEET

Halme, H. 2014. Johtaminen on viestintää: Miten digitaalisuus muuttaa sitä?. Saatavissa: http://digitaalinenpolku.fi/johtaminen-viestintaa-miten-digitaalisuus-muuttaa-sita/ [viitattu 24.10.2016].

Kokkonen, M. 2015. Yrityksen digitalisaatio rakentuu kokeilujen myötä. Saatavissa: http://digitaalinenpolku.fi/yrityksen-digitalisaatio-rakentuu-kokeilujen-myota/ [viitattu 24.10.2016]

Sarkkinen, M. 2015. Digitalisaatio nostaa hyvän johtamisen rimaa. Saatavissa: http://tyopiste.ttl.fi/Uutiset/Sivut/Digitalisaatio_nostaa_hyvan_johtamisen_rimaa.aspx [viitattu 24.10.2016]. 

sunnuntai, 25. syyskuu 2016

Blogit ja niiden käyttö johtamisessa

Syyt tämän alustan valintaan

Valintani blogi alustassa osui Vuodatus.net sivustoon siitä syystä, että se oli annetuista vaihtoehdoista 100 % kotimainen, tai näin ainakin sivuston etusivulla sanotaan. Kaksi muuta vaihtoehtoa, Blogger ja WordPress vaikuttivat myös olevan ok, mutta koska en ole aikaisemmin pitänyt blogia, eikä minulla ole ennestään kokemusta sen perustamisesta, ajattelin sen olevan helpompaa, jos ohjeet ovat suomeksi. Tiedän alustoja olevan muitakin, mutta koska en ole tätä kurssia ennen edes seurannut säännöllisesti mitään blogia, en tiedä alustojen eroja, enkä sen perusteella osaa sanoa, mikä niistä olisi paras.

Blogin erot muihin some-kanaviin verrattuna

Blogiin kirjoitettavan tekstin pituuden voi kirjoittaja itse päättää. Joihinkin postauksiin sopii pitempi teksti, jossa on enemmän pohdintaa, mutta joitakin asioita voidaan ilmaista lyhemmälläkin postauksella. Blogi ei sovellu nopeisiin kommentointeihin, kuten esimerkiksi Twitter, jonka päivityksiin yleensä reagoidaan nopeasti. Twitterin päivitykset ovat huomattavasti lyhempiä kuin blogin. Twitteriin yleensä kommentoidaan ajankohtaisia asioita nopealla rytmillä ja asiat myös vanhenevat siinä nopeasti. Facebookin sanotaan nykyään olevan vain vanhempien ihmisten käytössä, nuorten käyttäessä Snapchattia, Instagramia sekä whats upia. Ne ovat käytössä paljon nopeampia ja niiden avulla nuoret pääsevät samantien kommentoimaan laitettua postausta. Monella ovat nämä kännykässä niin, että kuulevat äänimerkistä, kun joku laittaa postauksen.

Blogeissa ja Youtubeen lisätyissä videoissa voi paremmin miettiä ja pohtia eri asioita ja viestin pituudessa ei ole niin paljon rajoitteita kuin esim. Twitterissä. Eri some-kanavilla on kuitenkin omat hyvät puolensa. Twitterillä, Snapchatilla ja Instagramilla saadaan välitettyä viestiä nopeasti. Blogissa on kuitenkin mahdollisuus kertoa omaa näkökantaa asiasta niin monella sanalla kuin itse haluaa. Näin saa myös pienennettyä väärinymmärryksen mahdollisuutta, joka voi syntyä kun yrittää mahdollisimman vähillä sanoilla selittää vaikeata asiaa.

Blogin käyttö johtamisviestinnässä

Mielestäni yrityksen sisäisellä blogilla voidaan korvata sisäiset tiedotteet. Blogin muodossa ne tarjoavat mahdollisuuden kommentointiin niin, että muutkin näkevät viestit ja voivat reagoida niihin kertomalla niihin oman näkökantansa. Näin mielipiteiden kerääminen ja kysymyksiin vastaaminen nopeutuu, kun kaikille asianosaisille menee viesti nopeammin perille. Henkilöstölehdissä on muitakin asioita, joten en näkisi blogin korvaavan niitä.

Mitä tulee kokouksiin ja muihin tilanteisiin, joissa yleensä on ollut isossa osassa henkilökohtainen vuorovaikutus, en usko blogin koskaan voivan korvata näitä tilanteita. Ihmiset ovat sosiaalisia olentoja, kuka enemmän ja kuka vähemmän, ja heillä on tarve olla vuorovaikutuksessa toisten kanssa. Blogin välityksellä korvattavat kehityskeskustelut tuntuisivat itsestäni todella kummallisilta. Lisäksi joillekin ihmisille (itseni mukaan lukien) ajatustensa ilmaisu kirjoittamalla, ei välttämättä suju kovin luontevasti, jolloin he kokevat kommunikoinnin vaivalloisena ja jättävät ehkä siitä syystä kertomatta asioitaan.

Blogin käytön hyödyntäminen omassa esimiestyössä

Kuinka itse hyödyntäisin blogia omassa esimiestyössäni? Visainen kysymys, sillä en ole ylipäätänsä ajatellut itseäni esimiehenä. En yksinkertaisesti tunne hinkua huipulle. Mutta näkisin blogin yrityksessä tiedonvälittäjänä ja henkilöstön ajantasalla pitämisen välineenä. En luottaisi siihen, että blogin avulla pystyisi välittämään nopeasti tietoa. Jos esimiehenä olisin vastuussa blogin pitämisestä, olisi se mieluummin kirjallisessa muodossa kuin videona. Vaikka Youtube on nykyään täynnä video bloggaajien videoita kaikista mahdollisista aiheista, en koe sitä luontevaksi viestintäkanavaksi itselleni.

sunnuntai, 25. syyskuu 2016

Moikka maailma!

Onnittelut uudesta blogistasi!

Tämä on esimerkkiartikkeli. Uutta sisältöä voit luoda blogin hallinnan kautta. Voit poistaa tämän artikkelin artikkeliarkiston kautta.