Väitöskirjassaan Tri Harri Virolainen määrittelee virtuaalitiimiksi sellaisen, jonka työntekijät voivat fyysisesti sijaita missä päin vaan, eikä heidän tarvitse olla samassa paikassa muiden tiiminjäsenten kanssa. Tiimeillä on kuitenkin yhteinen päämäärä. Virtuaalitiimit eivät yleensä tapaa toisiaan, mutta hyvän yhteishengen varmistamiseksi on hyvä, että tiimien jäsenet tapaavat toisiaan joskus. Virtuaalitiimejä perustetaan monesti jonkin projektin yhteydessä ja ne ovat luonteeltaan väliaikaisia. Työntekijät työskentelevät niissä vain tietyn ajan. Projektin päätyttyä voivat tiimit hajota ja työntekijät siirtyvät toisiin tiimeihin uusien työkuvioiden myötä. Tiimejä on kuitenkin myös sellaisia, joiden työntekijät ovat vuodesta toiseen samoja ja he tekevät samaa työtä.

Hyödyt

Virtuaalisen tiimin työskentely on usein joustavampaa kuin hierarkisen yrityksen, jonka toiminta voi usein olla kankeaa. Virtuaalitiimeissä pääsevät myös eri ihmiset tuomaan esiin vahvuuksiaan. Jos jotain pelottaa esiintyminen, eikä hän osaa esittää ideoitaan monien ihmisten edessä, voi tietynlainen kasvottomuus rohkaista esittämään ideansa. Virtuaalisessa viestinnässä hierarkiat katoavat eikä sukupuolirooleilla ole niin suurta merkitystä. Maailman myös globalisoituessa, haluavat yritykset palkata osaavaa työvoimaa, ilman että heitä tarvitsee erikseen liikuttaa paikasta toiseen. 

Tehokkaan toiminnan esteet

Virtuaalisen tiimin toiminta ei suinkaan aina ole tehokasta. Jos tiimin jäsenille on epäselvää, mikä heidän tavoitteensa ja päämääränsä on, eivät työntekijät pysty antamaan täyttä panostaan, vaan heidän voimat hajaantuvat epäolennaisten asioiden tekemiseen. Eri maissa sijaitsevat tiimit aiheuttavat myös sen, että kulttuuriset erot voivat olla suuret. Pelkkä yhteinen kieli ei riitä, jotta viesti saadaan menemään perille vaan on myös ymmärrettävä viestin vastaanottajan kulttuuritaustaa ja mitä se tuo mukanaan viestintätilanteeseen.

Virtuaalitiimi tarvitsee tunteen ja tiedon siitä, että heidän työpanoksensa on arvokas. Jos tiimi jää erilleen yrityksen muusta toiminnasta, eivät työntekijät koe tekevänsä arvokasta ja tärkeätä työtä ja heidän sitoutumisensa yritykseen ja työn lopputulokseen jää hataraksi. Tämän takia on tärkeätä, että työntekijät tapaavat korkeammalla tasolla olevia johtajia ja heille kerrotaan selvästi, mitä tiimiltä toivotaan.

Esimiehen vaikutus tiimin toimintaan

Johtajien toimet ovat suurin yksittäinen asia, joka vaikuttaa millainen ilmapiiri virtuaalitiimissä on. Johtaja näyttää omalla esimerkillään ja sitoutumisellaan hyvää esimerkkiä alaisilleen. Jos johtaja itse ei ole työssä mukana, heijastuu se myös alaisten asenteisiin työtä kohtaan. Hänen on saatava alaisensa innostumaan työstään. Esimiehen kannustavan johtamistavan on todettu olevan tuottavin tapa. Virtuaalisuus tekee johtajan työstä haasteellisempaa, sillä hän ei näe tiiminsä jäseniä samalla tavalla kuin samassa tilassa työskenteleviä alaisiaan. Tiimin jäsenillä pitää myös olla mahdollisuus vaikuttaa työskentelyynsä ja olla osallisia tulevissa tapahtumissa.

 Virtuaalisten tiimien kohdalla varsinkin on panostettava enemmän vuorovaikutukseen. Suurin osa ihmisten kesken tapahtuvasta vuorovaikutuksesta on sanatonta viestintää. Kun viestitään sähköisessä maailmassa, ilman että pystytään näkemään kumppanin eleitä ja ilmeitä, jää epävarmuus siitä, menikö viesti perille siinä muodossa, missä lähettäjä sen tarkoitti menevän.

Viestintävälineet

Virtuaaliset tiimit käyttävät viestinnässään useimmiten sähköpostia ja puhelinta. Viestinnässä voidaan käyttää myös pikaviestimiä, wikiä ja Skypeä. Itse on työssä käyttänyt paljonkin sähköpostia ja puhelinta hyvinkin paljon. Viestintävälineenä sähköpostin etuna, on se, että sovitusta asiasta jää kirjallinen todiste, josta voi tarvittaessa tarkistaa, mitä on sovittu. Puhelin taas on nopeudessaan paras, mutta sen välityksellä sovituista asioista ei jää mitään konkreettista merkintää.

Tehtävän annossa mainittu Google drive oli itselleni aivan tuntematon ja päätin tutustua siihen lähemmin. Kyseessä on eräänlainen pilvipalvelu, jonne tallentamalla pystyy hakemaan tallennetut työt esiin millä koneella vaan. Helpottaa työntekoa eri koneilla, kun tiedostot eivät sijaitse vain tietyn koneen kovalevyllä. Tiedostoja on myös mahdollista jakaa useammalle, jolloin niitä päästään työstämään samanaikaisesti eri koneilta.

LÄHTEET

Virolainen, H., 2010. ”Kai sitä ihminen on vaan sellainen laumaeläin” – virtuaalisen tiimin ilmapiiri. Väitöskirja. Saatavissa: https://www.doria.fi/bitstream/handle/10024/96676/Ae8_2010.pdf [viitattu 10.11.2016].